第一条目的

为规范和加强基建处基建档案管理，确保基建档案的完整、准确、有效与安全，特制定本管理办法。

第二条依据

根据《中华人民共和国档案法》（中华人民共和国主席令第58号）、《高等学校基建建设类档案工作规范》（国家教委教办【1993】429号）、《建设工程文件归档规范》（国家标准GB/T50328-2014）和《国家重大建设项目档案验收办法》（国家档案局、国家发展和改革委员会【2006】2号）等有关规定。

第三条定义

基建档案是指学校建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收等全过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式和载体的基建项目文件。

第四条管理要求

学校基建档案管理遵循“谁主办、谁形成、谁负责”和“统一领导、分级管理、统一标准”的原则，实行分阶段移交的方式，确保建设项目档案的完整、准确、规范和安全。建设单位在签订项目设计、施工和监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。建设单位与各参建单位应根据要求，完成各自职责范围的工程项目文件整理、归档工作。

第五条管理职责

档案管理科为基建处档案管理部门，负责学校所有在建工程项目的基建档案管理。档案管理科负责基建档案的接收、整理、编目、保管，移交和归档工作，确保基建档案的齐全、完整、准确、有效和规范。

第六条归档范围

凡是在工程项目建设过程中形成的具有保存价值的文件材料都应作为基建档案的归档范围，包括项目提出、可研、评估、审批、计划、勘测、设计、招投标、施工、监理、竣工验收、工程结算、决算和审计等工作中形成的文字、图表、声像等文件材料。

第七条归档数量

前期文件、竣工验收文件等由学校形成或主办的文件至少归档一套，施工文件、监理文件、竣工图等由参建单位形成的项目文件一般不少于二套，交城建档案馆一套，交延大档案馆一套，电子版并附文件、图纸明细目录一套，项目中形成的声像材料要交城建档案馆一套。

第八条归档流程与要求

（一）、形成积累

1．基建档案建档工作要与项目建设进程同步。基建工程一开始，在布置工作的同时就要落实有关人员，参照归档范围，及时进行应归档文件材料的积累和审查。

2.基建项目文件归档工作按工程的进程分阶段进行，工程完成一个阶段，收集、整理、归档一个阶段的档案，竣工后三个月内应完成竣工档案的验收移交。项目立项文件、设计文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件分别在该阶段工作结束后三个月内收集、整理、移交归档

3.基建项目实行总承包的，由总承包单位负责全部文件的收集、整理和归档。几个单位分别承包的，由各分包单位负责本单位形成文件的收集整理，交总承包单位汇总。

4.竣工档案文件是基建工程的实际反映，必须确保其真实、准确、完整。基建项目施工及调试完成后，由施工单位负责编制竣工文件，监理单位负责审核。所有竣工图必须加盖竣工图章，内容填写应齐全、清楚，有关负责人分别签名，不得代签。

(二)整理组卷

1.基建工作中形成的各种文件材料在归档前，应根据国家有关规定和档案管理的要求，由文件形成的单位整理组卷。

2.组卷要遵循文件形成规律，区分不同价值，便于保管和利用。综合管理文件按年度结合问题组卷；项目施工文件按单项工程、单位工程或工程阶段、结构、专业组卷；竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防等顺序组卷

3卷内文件按问题、时间或重要程度排列。一般文字在前，图样在后；正件在前，附件在后；批复在前，请示在后；竣工图按专业、图号排列；设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列，卷内文件固定顺序后逐张打页码。

4案卷的著录与装订。按照著录规则打印卷内文件目录，填写案卷封面和备考表。拆除卷内金属物，对破损的材料进行修补。蓝图大于卷盒的，以手风琴式折叠成A4号图纸的规格，经检查无误后，用卷皮装订成册。

5.案卷的卷数统计。案卷封面上要求的工程总卷数由基建处资料管理科和各参建单位资料管理人员进行统计，确定总卷数后向各参建单位分配编号段，由参建单位将施工和监理资料装订成册。

6.拟定案卷标题、保管期限和保密等级。案卷标题应简明扼要提示卷内文件内容，主要包括工程项目名称及阶段或结构的材料名称。保管期限分为永久、长期、短期。保密等级由高到低依次为绝密、机密、秘密。同一卷内有不同保管期限和密级的，从长、从高标识。

（三）、验收归档

档案验收是基建工程项目竣工验收的重要组成部分，必须按国家有关规定进行。

1预验收和业务指导

为了控制归档质量，由基建处牵头，安排施工、监理等参建单位参与召开城建档案馆、学校档案馆、基建处资料科参与的联合验收会，由延安市城建档案馆、校档案馆进行业务指导。对验收不符合要求的案卷，要限期进行整改并进行复查。

2．验收基建档案采取开会质询、现场查验、抽查案卷等方式，抽查重点为项目前期管理性文件，工程施工文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等；检查重点是归档的材料是否齐全、签字手续是否完备、案卷质量是否符合要求。

3.凡有下列情形的，一律不得进行或通过项目的竣工验收：（1）未进行项目档案验收。（2）项目档案验收不合格，且对存在的问题不积极进行整改的。

4基建项目档案验收合格后，在项目正式通过项目的竣工验收后三个月内，向学校档案馆移交全部档案。

5.列入城市建设档案接收范围的基建档案，在档案验收合格后，在竣工验收后三个月内，由基建处资料管理科向市行政事务局提出归档审请，通过审核后，将资料移交城建档案馆，并由城建档案馆出具认可书和接收证明书。

6归档文件要求：归档文件应齐全、系统、完整，内容真实、准确，与工程实际相符。文件的内容应符合国家有关建设项目档案管理规范和标准。

凡具有依据和凭证作用的文件及学校的发文均要求原件归档，确实无法提供原件归档的，需在复印件上盖章注明原件的存放处。凡合同、协议、招投标文件、竣工验收证书等文件材料均应为原件。

第九条历史遗留问题的处理

1.资料员负责梳理资料短缺情况并列出问题。

2.联系相关原经办人员，进行咨询索要，并形成相关的记录。

3对确实无法交回的资料，将存在的问题由基建处处务会研究，形成会议纪要，并请其它科室协助落实。

4.根据处务会决议，汇报主管校长请示意见

5.根据学校意见，形成解决办法。

第十条档案的借阅

1.档案的借阅必须履行借阅登记手续，须在备注栏时注明使用用途，归还的档案要进行检查，清点，并在登记薄上注销。

2.借阅档案如果是原件，必须经主管领导批准签字后方可借出。

3.借阅人对档案要妥善保管，不得遗失，如有遗失、短缺，应立即报告资料管理科，按有关规定处理。

4借阅档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十五天，确因工作需要不能按期归还时，需向档案管理科说明情况并办理续签手续。

第十一条.本办法由基建处负责解释。

第十二条.本办法在处务会通过后执行。

第十二条.本办法试行期一年，即2020年12月15日——2021年12月14日。

2020年12月15日